Organiza documentos operativos para que puedan localizarse por texto y utilizarse como contexto autorizado. El alcance de cada archivo determina quién puede encontrarlo.
Administrador · Administrador de tenant · SuperadministradorRuta del front: /knowledge-base
FormatosPDF · DOCX · TXT · MD
OrganizaciónAlcance y colecciones
FlujoCargar · procesar · buscar
Acceso y visibilidad
La página solo aparece para perfiles administrativos. Aunque dos usuarios puedan abrirla, no necesariamente verán los mismos recursos: el tenant, la empresa, el sistema y el alcance del documento limitan los resultados.
Rol
Puede consultar
Puede administrar
Administrador
Recursos globales de plataforma en solo lectura, globales de su tenant y los de empresa o sistema que pueda leer.
Recursos propiedad del tenant dentro de su alcance; nunca los globales de plataforma.
Administrador de tenant
Recursos de todo su tenant y globales de plataforma en solo lectura.
Documentos y colecciones propiedad del tenant; nunca los globales de plataforma.
Superadministrador
Todos los ámbitos autorizados.
Incluye recursos globales de plataforma.
Primero confirma el contexto
Antes de cargar un archivo, verifica el tenant, la empresa y el sistema que aparecen en el formulario. Un alcance demasiado amplio expone contenido a más usuarios; uno demasiado estrecho impide encontrarlo donde se necesita.
Cargar un documento
Selecciona agregar o cargar.
Abre el formulario desde la barra de acciones de la biblioteca.
Elige el archivo.
Utiliza PDF, DOCX, TXT o MD. Asigna un nombre claro y revisa el tipo detectado.
Define el alcance.
Selecciona tenant, empresa, sistema o global según el propósito del contenido.
Asigna una colección.
Es opcional, pero facilita filtrar manuales, procedimientos o fichas técnicas relacionadas.
Guarda y espera el procesamiento.
El archivo pasa por Cargado, Procesando, Listo o Fallido. No lo uses para búsquedas hasta que figure como Listo.
Uploaded · CargadoEl archivo llegó al servidor y espera que comience la preparación.
Processing · ProcesandoEl contenido se está fragmentando e indexando.
Ready · ListoEl contenido ya puede aparecer en búsquedas autorizadas.
Failed · FallidoEl procesamiento no concluyó; consulta el detalle y vuelve a cargar una copia válida.
Elegir el alcance correcto
TN
Tenant
Comparte el documento con usuarios autorizados dentro de la misma organización.
EM
Empresa
Lo restringe a una empresa y a quienes tengan acceso efectivo a ella.
SI
Sistema
Es la opción más específica para instrucciones ligadas a una instalación o proceso.
GL
Global
Solo el superadministrador puede administrarlo. Úsalo para contenido común y no confidencial.
El nombre no protege el contenido
La autorización se decide por el alcance guardado, no por el título, la carpeta original ni la colección. No cargues contraseñas, tokens o secretos en documentos de conocimiento.
Organizar colecciones
Una colección agrupa recursos relacionados y agrega un filtro reutilizable. Puede representar una línea, un equipo, una disciplina o un tipo de procedimiento.
Abre la administración de colecciones.
Consulta primero las existentes para evitar nombres duplicados.
Crea o edita la colección.
Usa un nombre breve y una descripción que explique qué documentos deben pertenecer a ella.
Asigna documentos.
Selecciona la colección al cargar o editar cada archivo.
Verifica antes de eliminar.
Eliminar una colección también elimina sus documentos, fragmentos, índices y archivos asociados.
Eliminación con impacto
La eliminación de una colección no equivale a quitar una etiqueta. Confirma que los documentos ya no sean necesarios o muévelos antes a otra colección.
Buscar y comprobar conocimiento
La biblioteca permite localizar recursos por documento, colección, tipo MIME o identificador, además de probar una consulta semántica.
Acota la biblioteca.
Combina búsqueda de texto con estado, alcance, colección y orden.
Abre el detalle.
Comprueba nombre, tipo, alcance, colección y estado de procesamiento.
Ejecuta una prueba semántica.
Formula una pregunta específica y revisa si los fragmentos devueltos corresponden al documento esperado.
Ajusta la fuente.
Si el resultado es ambiguo, mejora títulos y contenido, separa documentos extensos o corrige su alcance.
Busca con términos que realmente aparezcan en el procedimiento.
Comprueba que el archivo esté en estado listo.
Valida la respuesta con el documento fuente antes de tomar una decisión operativa.
Editar, descargar o eliminar
Desde el detalle puedes consultar metadatos, descargar el archivo original, cambiar propiedades permitidas o eliminar el recurso.
Acción
Úsala para
Precaución
Editar
Corregir nombre, descripción, alcance o colección.
Revalida qué usuarios podrán encontrarlo.
Ver o descargar
Contrastar la información indexada con la fuente.
Respeta la clasificación del documento fuera del sistema.
Eliminar
Retirar un recurso obsoleto o cargado por error.
Elimina registro, fragmentos, índices y archivo; no es una acción reversible desde la página.